Komunikasi Merupakan Langkah Pemecahan Masalah

PENDAHULUAN

Pada dasarnya setiap orang bisa berkomunikasi dengan lancar. Kita tidak bisa tidak berkomunikasi, karena pada setiap harinya tentu saja kita pasti akan terlibat dalam berkomunikasi sekecil apapun itu bentuknya. Namun pada kenyatannya terkadang banyak hambatan dalam berkomunikasi ataupun untuk berkomunikasi.

Masalah menjadi fenomena yang paling sering muncul karena konflik selalu menjadi bagian hidup yang selalu berinteraksi. Serta menjadi pendorong dalam dinamika dan perubahan sosial politik. Dalam berorganisasi dan berkelompok pasti akan menemukan masalah. Adanya sekelompok orang di dalam kelompok tentunya akan ada beberapa pemikiran dan pendirian yang berbeda. Pemikiran dan pendirian yang berbeda itu pada akhirnya akan menghasilkan perbedaan pemikiran tiap-tiap individu. Yang dapat akhirnya memicu timbul masalah. Masalah tidak muncul seketika dan langsung menjadi besar, melainkan masalah itu berkembang secara bertahap.

Jika masalah yang dihadapi suatu kelompok masih dalam konteks perbedaan pendapat tentunya hal ini masih dianggap wajar. Karena masalah yang diakibatkan oleh perbedaan pendapat oleh masing-masing individu pada akhirnya akan membuat kelompok tersebut semakin solid.

PEMBAHASAN

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain agar terjadi saling mempengaruhi diantara keduanya. Pada umumnya, komunikasi dilakukan dengan menggunakan kata-kata (lisan) yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut komunikasi dengan bahasa nonverbal.[1]

Komunikasi adalah adalah salah satu aktivitas yang sangat fundamental dalam kehidupan umat manusia. Kebutuhan manusia untuk berhubungan dengan sesamanya, diakui oleh hampir semua agama telah ada sejak Adam dan Hawa.[2]

Istilah komunikasi dalam bahasa Inggrisnya disebut dengan communication, berasal dari kata communicatio atau dari kata communis yang berarti sama atau sama maknanya atau pengertian bersama, dengan maksud mengubah pikiran, sikap, prilaku, penerima dan melaksanakan apa yang diinginkn oleh komunikator.[3]

Dalam garis besarnya dapat disimpulkan bahwa komunikasi adalah penyampaian informasi dan pengertian dari seseorang kepada orang lain. komunikasi akan dapat berhasil dengan baik apabila sekitarnya timbul saling pengertian, yaitu jika kedua belah pihak si pengirim dan si penerima informasi dapat memahami.

Menurut Hunsaker pemecahan masalah didefinisikan sebagaai sesuatu proses penghilangan perbedaan atau ketidak sesuaian yang terjadi antara hasil yang diperoleh dan hasil yang diinginkan.

Sementara menurut Mu’Qodin mengatakan bahwa pemecahan masalah adalah merupakan suatu keterampilan yang meliputi kemampuan untuk mencari informasi, menganalisa situasi, mengidentifikasi masalah dengan tujuan untuk menghasilkan alternatif tindakan, kemudian mempertimbangkan alternatif tersebut sehubungan dengan hasil yang dicapai dan pada akhirnya melaksanakan rencana dengan melakukan suatu tindakan yang tepat.

Dari beberapa definisi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa pemecahan masalah merupakan suatu  keterampilan yang meliputi kemampuan untuk mencari informasi, menganalisa situasi dan mengidentifikasi masalah dengan tujuan untuk menghasilkan alternatif sehingga dapat mengambil suatu tindakan keputusan untuk mencapi sasaran.

Konflik atau masalah itu sendiri merupakan proses yang dimulai bila satu pihak merasakan bahwa pihak lain telah mempengaruhi secara negatif. Faktor-faktor kondisi konflik:

1.      Harus dirasakan oleh pihak terkait

2.      Merupakan masalah persepsi

3.      Ada oposisi atau ketidak cocokan

Untuk mensiasati masalah bisa dilakukan dengan berbagai cara, antara lain:[4]

1.      Memebentuk suatu sistem informasi yang terstruktur, agar tidak terjadi kesalahan dalam komunikasi. Misalnya, dengan membuat papan pengumuman atau pengumuman melalui ludspeaker.

2.      Buat komunikasi dua arah.

3.      Beri pelatihan dalam hal komunikasi.

Komunikasi untuk menyelesaikan masalah (bertujuan untuk mempelajari kapan komunikasi tepat untuk berhubungan dengan masalah-masalah bisnis, untuk mempelajari bagaimana cara menciptakan suasana agar pertemuan-pertemuan dapat berhasil, untuk mempelajari bagaimana menyusun agenda rapat, untuk mempelajari bagaimana menyusun sebuah kelompok diskusi, untuk mempelajari yang bersifat sebagai pimpinan dan untuk mengetahui keadaan suatu kelompok).

Ini dimaksudkan untuk membantu meningkatkan kemampuan komunikator dalam memecahkan masalah ketika berhubungan dengan kelompok-kelompok kecil. Suatu pertimbangan mengikuti langkah-langkah akan sangat membantu untuk meningkatkan pertemuan-pertemuan kelompok yaitu yakin akan metode yang digunakan, ciptakan suasana yang menyenangkan, rencanakan jadwal, susunan pembahasan, gunakan gaya kepemimpinan yang tepat, mengikuti perkembangan kelompok dan tindak lanjut setelah pertemuan.

Metode yang digunakan adalah penting untuk berhati-hati di dalam menentukan pilihan metode untuk membuat keputusan. Yakin bahwa metode ini adalah yang terbaik untuk mencapai tujuan. Sewaktu-waktu rapat kelompok tidak diperlukan dan komunikasi dapat lebih efektif dan efisien dengan langsung diputuskan atau menggunakan komunikasi tertulis. Banyak organisasi yang menggunakan metode kelompok secara luas untuk informasi komunikasi yang penting dan membuat keputusan-keputusan.

Untuk menjadikan suatu kelompok menjadi efektif, haruslah menciptakan suatu lingkungan yang baik dalam mencapai tujuan-tujuan. Beberapa faktor yang harus diperhatikan yaitu, sebagai berikut:

1.      Motivasi. Para anggota rapat harus memiliki kepercayaan bahwa rapat sangat diperlukan, maka mereka akan berusaha memberikan opini terbaik mereka, demi perusahaan. Untuk itu mereka harus dapat memotivasi diri mereka sendiri bahwa pendapat mereka sangat diperlukan. Ini sangat diperlukan dalam penyusunan/pembentukan kelompok sebelum rapat dimulai.

2.      Lokasi rapat.

3.      Merencanakan rapat,

.

Kelompok komunikasi lebih efektif untuk menyelesaikan masalah bisnis. Salah satu jalan yang terbaik untuk memudahkan pertemuan kelompok yang efektif adalah menciptakan disiplin, peraturan, dll. dalam tujuan dari kelompok. Pimpinan yang efektif juga harus menjadi komunikator yang efektif, contohnya hubungan yang efektif dimana kepemimpinan dalam kelompok menunjukkan kemampuan pemakaian komunikasi yang efektif.

Arus komunikasi dalam organisasi meliputi komunikasi vertikal dan komunikasi horisontal. Masing-masing arus komunikasi tersebut mempunyai perbedaan fungsi yang sangat tegas.

Berikut adalah pengertian dan fungsinya :

1.      Downward Communications

Adalah komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya.

Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah :

·         Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction)

·         Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale)

·         Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices)

·         Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.

2.      Upward Communication

Adalah komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya.

Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah:

·         Penyampaian informasi tentang pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan

·         Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat   diselesaikan oleh bawahan

·         Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan

·         Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.

3.      Horizontal Communication

Adalah tindak komunikasi ini berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara.

Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah:

·         Memperbaiki koordinasi tugas

·         Upaya pemecahan masalah

·         Saling berbagi informasi

·         Upaya pemecahan konflik

·         Membina hubungan melalui kegiatan bersama.

Proses komunikasi diawali oleh sumber (source) baik individu ataupun kelompok yang berusaha berkomunikasi dengan individu atau kelompok lain, sebagai berikut:

1.      Yang dilakukan sumber adalah ideation yaitu penciptaan satu gagasan atau pemilihan seperangkat informasi untuk dikomunikasikan. Ideation ini merupakan landasan bagi suatu pesan yang akan disampaikan. 

2.      Dalam penciptaan suatu pesan adalah encoding, yaitu sumber menerjemahkan informasi atau gagasan dalam wujud kata-kaya, tanda-tanda atau lambang-lambang yang disengaja untuk menyampaikan informasi dan diharapkan mempunyai efek terhadap orang lain.

3.      Dalam proses komunikasi adalah penyampaian pesan yang telah disandi (encode). Sumber menyampaikan pesan kepada penerima dengan cara berbicara, menulis, menggambar ataupun melalui suatu tindakan tertentu. Pada langkah ketiga ini, kita mengenal istilah channel atau saluran, yaitu alat-alat untuk menyampaikan suatu pesan. Saluran untuk komunikasi lisan adalah komunikasi tatap muka, radio dan telepon. Sedangkan saluran untuk komunikasi tertulis meliputi setiap materi yang tertulis ataupun sebuah media yang dapat mereproduksi kata-kata tertulis seperti: televisi, kaset, video atau OHP (overheadprojector). Sumber berusaha untuk mebebaskan saluran komunikasi dari gangguan ataupun hambatan, sehingga pesan dapat sampai kepada penerima seperti yang dikehendaki. 

4.      Perhatian dialihkan kepada penerima pesan. Jika pesan itu bersifat lisan, maka penerima perlu menjadi seorang pendengar yang baik, karena jika penerima tidak mendengar, pesan tersebut akan hilang. Dalam proses ini, penerima melakukan decoding, yaitu memberikan penafsiran interpretasi terhadap pesan yang disampaikan kepadanya. Pemahaman (understanding) merupakan kunci untuk melakukan decoding dan hanya terjadi dalam pikiran penerima. Akhirnya penerimalah yang akan menentukan bagaimana memahami suatu pesan dan bagaimana pula memberikan respons terhadap pesan tersebut. 

5.      Proses terakhir dalam proses komunikasi adalah feedback atau umpan balik yang memungkinkan sumber mempertimbangkan kembali pesan yang telah disampaikannya kepada penerima. Respons atau umpan balik dari penerima terhadap pesan yang disampaikan sumber dapat berwujud kata-kata ataupun tindakan-tindakan tertentu. Penerima bisa mengabaikan pesan tersebut ataupun menyimpannya. Umpan balik inilah yang dapat dijadikan landasan untuk mengevaluasi efektivitas komunikasi.

KESIMPULAN

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain agar terjadi saling mempengaruhi diantara keduanya. Pada umumnya, komunikasi dilakukan dengan menggunakan kata-kata (lisan) yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut komunikasi dengan bahasa nonverbal.

Konflik atau masalah itu sendiri merupakan proses yang dimulai bila satu pihak merasakan bahwa pihak lain telah mempengaruhi secara negatif. Faktor-faktor kondisi konflik: Harus dirasakan oleh pihak terkait, merupakan masalah persepsi, ada oposisi atau ketidak cocokan. Untuk mensiasati masalah bisa dilakukan dengan berbagai cara.

DAFTAR PUSTAKA

Cangara, Hafied. Pengntar Ilmu Komunikasi. Jakarta: RajaGrafindo Persada. 2007.

Widjaya, H.A.W. Komunikasi dan Hubungan Masyarakat. Jakarta: PT. Bumi Aksara. 2008.

Internet, diakses melalui alamat: http://diasdiari.blogspot.com/2013/04/cara-mengatasi-konflik-dalam-perusahaan.html?m=1. pada tanggal 16 Juni 2015.

Internet, diakses melalui alamat: http://meltankabar.blogspot.com/2012/03/cara-komunikasi.html. pada tanggal 15 Mei 2015

---

[1] Internet, diakses melalui alamat: http://meltankabar.blogspot.com/2012/03/cara-komunikasi.html, pada tanggal 15 Mei 2015.

[2] Hafied Cangara, Pengntar Ilmu Komunikasi, (Jakarta: RajaGrafindo Persada, 2007), 4

[3] H.A.W. Widjaya, Komunikasi dan Hubungan Masyarakat, (Jakarta: PT. Bumi Aksara, 2008), 8

[4] Internet, diakses melalui alamat: http://diasdiari.blogspot.com/2013/04/cara-mengatasi-konflik-dalam-perusahaan.html?m=1, pada tanggal 16 Juni 2015.