Program Humas

PENDAHULUAN

Langkah pertama dalam perencanaan program komunikasi adalah menganalisis dan merumuskan masalah yang dihadapi. Kemudian merumuskan strategi, di mana dilakukan pemilihan media atau saluran komunikasi yang tepat sesuai dengan siapa khalayak yang hendak dijangkau dan apa tujuan yang akan dicapai.

Program PR atau humas dititik beratkan pada Program Pelayanan, Program Mediator, Program Dokumenter.

 

PEMBAHASAN

A.    Perencanaan Program Humas

Public Relations yang diterjemahkan menjadi hubungan masyarakat (humas) mempunyai dua pengertian. Pertama, humas dalam artian sebagai teknik komunikasi atau Technique Of Communication dan kedua, humas sebagai metode komunikasi atau Method Of Communication.[1] Penggunaan teori dan metode humas seperti jurnalistik, propaganda, periklanan dan publisitas bertujuan untuk memunculkan dan membentuk pengertian (good will), dukungan, dan citra positif dari publiknya, baik internal maupun eksternal. Sehingga diperlukan perencanaan program PR yang cermat dan hati-hati agar proses komunikasi yang terjadi dapat efektif.

Public Relation merupakan pendekatan yang sangat strategis dengan menggunakan konsep-konsep komunikasi.[2] Menurut Frank Jefkins PR adalah semua bentuk komunikasi yang terencana, baik keluar maupun kedalam, antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan – tujuan spesifik yang berdasarkan pada saling pengertian.

B.     Alasan Perencanaan Program Public Relations

1.      Untuk menetapkan target-target operasi humas yang nantinya akan menjadi tolak ukur atas segenap hasil yang diperoleh.

2.      Untuk memperhitungkan jumlah jam kerja dan berbagai biaya yang diperlukan.

3.      Untuk menyusun skala prioritas guna menentukan:

a.       Jumlah program

b.      Waktu yang diperlukan untuk melaksanakan segenap program humas yang telah diprioritaskan itu

4.      Untuk menentukan kesiapan atau kelayakan pelaksanaan berbagai upaya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan tertentu sesuai dengan jumlah dan kualitas:

a.       Personil yang ada

b.      Daya dukung dari berbagai peralatan fisik seperti alat-alat kantor, mesin cetak, kamera, kendaraan, dan sebagainya

c.       Anggaran dana yang tersedia

Hal-hal yang perlu diingat dalam perencanaan program-program Public Relations:

1.      Jam kerja

2.      Prioritas

3.      Penentuan waktu

4.      Sumber daya

5.      Peralatan

6.      Anggaran

C.    Titik Beratkan Program PR atau Humas[3]

1.      Program Pelayanan

Program ini berupa pelayanan data atau informasi baik secara lisan maupun tertulis termasuk penyelenggaraan pameran.

2.      Program Mediator

Program ini berupa penerbitan berbagai media massa, penyelenggaraan konperensi pers, wisata pers, menjawab surat pembaca sampai menanggapi tajuk rencana yang negatif.

3.      Program Dokumenter

Program ini berupa pembuatan dokumentasi film, foto, transkip pidato dan lainya.

Untuk melakukan perencanaan program-program PR dapat menggunakan model perencanaan PR Enam langkah yang sudah diterima secara luas oleh praktisi PR professional sebagai berikut :

1.      Pengenalan situasi

2.      Penetapan tujuan

3.      Definisi khalayak

4.      Pemilihan media dan teknik-teknik PR

5.      Perencanaan anggaran

6.      Pengukuran hasil

Untuk memahami situasi yang ada perlu diadakan suatu penyelidikan melalui observasi atau melalui studi informasi dan statistik. Salah satu metode yang paling sering digunakan oleh para praktisi PR adalah pengumpulan pendapat atau studi sikap.[4] Dengan cara melakukan wawancara kepada sejumlah responden sampel yang mewakili khalayak yang dituju. Kemudian jawaban-jawaban di kelompokan menurut kategori yang telah ditetapkan. Misalnya sampel itu dibentuk berdasarkan jenis kelamin, status perkawinan, umur, latar belakang pendidikan dan status ekonomi sosial.

Selain itu masih banyak cara yang dapat dilakukan untuk mengenali situasi seperti peantauan berita-berita yang ada di media massa, tinjauan terhadap angka grafik penjualan dari laporan tahunan, keluhan konsumen, sampai dengan kajian secara mendalam terhadap berbagai kekuatan pasar mulai dari yang bersifat ekonomis, sosial hingga yang berdimensi politis.

Setelah memahami situasi yang ada, tahap selanjutnya adalah menetapkan tujuan. Akan tetapi mengingat jenis dan karakter organisasi yang bermacam-macam, maka tujuannya pun bervariasi. Sehingga tidak semua tujuan yang diinginkan dapat tercapai. Salah satu solusi untuk mengatasinya adalah dengan menentukan skala prioritas yang paling dibutuhkan untuk mengubah citra umum dimata khalayak.

Khalayak (public) adalah kelompok atau orang-orang yang berkomunikasi dengan suatu organisasi, baik secara internal maupun eksternal.[5] Setiap organisasi memiliki sendiri khalayak khususnya. Kepada khalayak yang terbatas itulah suatu organisasi menjalin komunikasi. Dalam buku Public Relations karangan Franks Jefkins menjelaskan terdapat sepuluh khalayak yang sering menjadi subyek khalayak dari berbagai macam organisasi secara umum.

Pemilihan media komunikasi dan teknik PR

Setelah mengetahui secara jelas dari khalayak serta hasil yang akan dicapai, kemudian memilih media yang cocok untuk mendukung terjadinya komunikasi yang efektif antara suatu organisasi dengan khalayaknya. Media-media utama bagi kegiatan PR diantaranya :

1.                 Media pers (press). Media ini terdiri dari berbagai macam koran yang beredar dimasyarakat secara umum, baik bersekala regional atau nasional bahkan Internasional. Contonya adalah Koran-koran gratis, majalah-majalah organisasi, buku-buku petujuk khusus, buku-buku tahunan dan laporan-laporan dari berbagai berbagai lembaga yang sengaja dipublikasikan untuk umum.

2.                 Audio-Visual. Media ini terdiri dari slide dan kaset video

3.                 Radio. Kategori ini meliputi semua jenis radio, mulai dari yang skala

lokal, nasional hingga internasional.

4.                 Televisi. Sama halnya dengan radio televisi sering digolongkan sebagai media PR .

5.                 Pameran (exhibition). Dalam melaksanakan suatu program atau kampanye PR, para praktisi PR juga sering memanfaatkan acara eksibisi atau pameran

6.                 Bahan-bahan cetakan (printed material). Yakni berbagai macam bahan cetakan yang bersifat mendidik, informatif, dan menghibur yang disebarkan dalam berbagai bentuk guna mencapai tujuan PR.

7.                 Penerbitan buku khusus (sponsored books). Isi buku ini bisa bemacam-macam, misalnya buku petunjuk penggunaan produk yang dikeluarkan oleh suatu perusahaan.

8.                 Surat langsung (direct mail). Media ini lazim pula digunakan sebagai alat penyampai pesan PR.

9.                 Pesan-pesan lisan (spoken word). Penyampaian pesan PR tidak hanya dilakukan melalui media massa tapi juga bisa melalui komunikasi langsung atau tatap muka.

10.             Pemberian sponsor (sponsorship). Suatu organisasi atau perusahaan bisa pula menjalankan kegiatan PR-nya melalui penyediaan dana atau dukungan tertentu atas penyelenggaraan suatu acara seni, olahraga, ekspedisi, beasiswa, sumbangan amal, dan lain sebagainya.

11.             Jurnal organisasi (house jurnals). Istilah jurnal organisasi juga sering disebut sebagai “jurnal internal”, “bulletin terbatas”, atau “Koran perusahaan”.

12.             Ciri khas (house style) dan identitas perusahaan (corporateidentity). Bentuknya bisa bermacam-macam, tergantung pada bentuk dan karakter organisasinya.

Bentuk-bentuk media PR lainya. Selain diatas masih banyak lagi bentuk-bentuk media PR. Seiring dengan kemajuan jaman dan teknologi contonya dengan membuat website organisasi pembagian stiker organisasi dan lain-lain.

D.    Program Manajemen Humas

Menurut Widjaja sesuai peranannya sebagai pengabdi untuk kepentingan umum, sebagai mediator antara pimpinan dengan publik, dan sebagai dokumentator, maka program humas menitikberatkan pada:[6]

1. Program Pelayanan

Program ini berupa layanan data/informasi baik secara lisan maupun tertulis, termasuk penyelenggaraan display tetap dan pameran.

2. Program Mediator

Program ini berupa penerbitan berbagai media massa, penyelenggaraan konperensi pers, wisata pers, menjawab surat pembaca, menanggapi tajuk rencana yang negatif dan lain-lain.

3. Program Dokumentator

Program ini berupa pembuatan dokumentasi film, foto rekaman (kaset, audio dan video), transkrip pidato dan lain-lain.

KESIMPULAN

Program PR atau humas dititik beratkan pada:

1.      Program Pelayanan

Program ini berupa pelayanan data atau informasi baik secara lisan maupun tertulis termasuk penyelenggaraan pameran.

2.      Program Mediator

Program ini berupa penerbitan berbagai media massa, penyelenggaraan konperensi pers, wisata pers, menjawab surat pembaca sampai menanggapi tajuk rencana yang negatif.

3.      Program Dokumenter

Program ini berupa pembuatan dokumentasi film, foto, transkip pidato dan lainya.

DAFTAR PUSTAKA

Kasali, Rhenald. Manajemen Public Relations. Jakarta: PT. Grafiti. 2003

Abdurrachman, Oemi, Dasar-dasar Public Relations, PT. Citra Aditya Bakti, Bandung : 1993

Jafkins,Frank. Public Relations. Jakarta: PT. Erlangga. 1998

Jafkins, Frank. Public Relation. Jakarta: PT. Erlangga. 2003

Widjaja, H.A.W. Komunikasi (Komunikasi & Hubungan Masyarakat).  Jakarta:  PT. Bumi Aksara. 2008

---

[1] Oemi, Abdurrachman, Dasar-dasar Public Relations, (Bandung: PT. Citra Aditya Bakti, 1993), hlm: 10

[2] Rhenald, Kasali, Manajemen Public Relations, (Jakarta :PT. Grafiti, 2003), hlm: 1 

[3] H.A.W. Widjaja,. Komunikasi (Komunikasi & Hubungan Masyarakat, ( Jakarta: PT. Bumi Aksara, 2008), hlm: 61

[4] Frank Jafkins, Public Relations, (Jakarta: PT. Erlangga, 2003), hlm: 61

[5] Frank, Jafkins, Public Relations, (Jakarta: PT. Erlangga, 1998), hlm: 80 

[6] H.A.W, Widjaja, Komunikasi (Komunikasi & Hubungan Masyarakat), ( Jakarta:  PT. Bumi Aksara, 2008), hlm: 61